Klachten en beroep

Regeling inzake klachten en beroep van de Stichting Klassieke Academie (hierna ‘de KA’).

In deze regeling wordt uitgegaan van de volgende betekenissen:
‘Klager’: de student of vrijwilliger die een klacht heeft of een besluit van de KA wil aanvechten
‘Klacht’: onvrede van de klager met de gang van zaken met betrekking tot de KA, of zijn bejegening in het kader van de KA
‘Besluit’: een besluit van de KA
‘DB’: het dagelijks bestuur van de KA
‘RvA’: de raad van advies van de KA
‘Beroepscommissie’: commissie die besluit over beroepen tegen besluiten van de KA

1. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht
1.1. Een klager bespreekt zijn klacht eerst met de betrokkene(n) waarop de klacht betrekking heeft. Als dat gesprek geen oplossing van de klacht geeft, kan een klager schriftelijk een klacht indienen bij het DB.
1.2. Het DB laat binnen een redelijke termijn aan de klager weten wat het aan de klacht zal doen. Als het DB niet binnen een termijn van zes weken, na ontvangst van de klacht, op de klacht heeft gereageerd, of als de klacht niet naar tevredenheid van de klager wordt opgelost, kan de klager binnen twee weken na de termijn van zes weken of binnen twee weken nadat het DB heeft laten weten wat het met de klacht gedaan heeft respectievelijk zal doen, de klacht aan de onafhankelijke Beroepscommissie voorleggen. De behandeling van de klacht is vertrouwelijk.
1.3. Bij klachten over ongewenst gedrag kan contact worden opgenomen met de vertrouwenspersoon van de KA. Met de vertrouwenspersoon kan worden besproken hoe de klacht het beste kan worden afgehandeld. Contactgegevens van de vertrouwenspersoon zijn te vinden op de website van de KA of kunnen worden opgevraagd via de administratie.

2 Mogelijkheid tot het indienen van beroep
2.1. Indien een klager het niet eens is met een beslissing van de KA, alsmede in de situatie van artikel 1.2. bestaat er voor de klager de mogelijkheid in beroep te gaan bij de onafhankelijke beroepscommissie. De beroepscommissie heeft geheimhoudingsplicht en de behandeling is vertrouwelijk.
2.2. Het beroep kan worden ingediend bij:
Beroepscommissie Klassieke Academie, t.a.v. de voorzitter van de raad van advies. Contactgegevens kunnen worden opgevraagd via de administratie van de KA.
2.3. De beroepscommissie bestaat uit drie onafhankelijke leden van de RvA, die worden aangewezen door de voorzitter van de RvA aan de hand van de aard van de klacht.
2.4. De ontvangst van het beroep wordt binnen twee weken na ontvangstdatum schriftelijk aan de klager bevestigd.
2.5. De klacht wordt vervolgens binnen vier weken na dagtekening van deze ontvangstbevestiging in behandeling genomen, hiervoor ontvangen partijen een uitnodiging.
2.6. De beroepscommissie past hoor en wederhoor toe. Daartoe worden de partijen mondeling en/of schriftelijk (waaronder mede wordt verstaan door middel van digitale berichten) gehoord over wat in de klacht is verwoord. Aan de hand van de wens van de beroepscommissie en/of op verzoek van partijen kunnen de partijen door de beroepscommissie samen dan wel apart van elkaar worden gehoord.
2.7. Klager en de KA kunnen zich tijdens de behandeling van het beroep op eigen kosten laten bijstaan door een door hen aan te wijzen persoon. Over de aanwezigheid van deze perso(o)n(en) tijdens zittingen van de beroepscommissie beslist de beroepscommissie met opgaaf van redenen.
2.8. De beroepscommissie kan besluiten een beroep niet verder te behandelen, indien dit wordt ingetrokken of indien het besluit of de gevolgen daarvan naar genoegen van de klager – en met instemming van de KA – is/ zijn weggenomen. In dat geval wordt de klacht als niet ingediend beschouwd.
2.9. Ingeval van beoordeling stelt de beroepscommissie de partijen zo spoedig mogelijk, dat wil zeggen uiterlijk binnen vier weken na zittingsdatum, schriftelijk met redenen omkleed in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht. Indien de beroepscommissie afwijkt van deze termijn doet zij daarvan met redenen omkleed mededeling aan de partijen, onder vermelding van de termijn waarbinnen de beroepscommissie haar oordeel zal uitbrengen.
2.10. Het oordeel van de beroepscommissie is bindend voor de KA. Consequenties die voortvloeien uit het oordeel van de beroepscommissie moeten binnen zes weken worden afgehandeld.
2.11. Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd door de KA en gedurende zeven jaren na de afhandeling van de klacht bewaard.
2.12. Het in deze klachtenprocedure gestelde laat onverlet de mogelijkheid voor klagers om zich in verband met het onderwerp van de klacht tot de civiele rechter te wenden, nadat de procedure van dit regelement is gevolgd.

3. Slotbepaling
3.1. Deze ‘Regeling inzake klachten en beroep van de Klassieke Academie’ is van toepassing op alle opleidingen en cursussen die worden georganiseerd door de KA vanaf het cursusjaar 2020-2021, alsmede op de vrijwilligers die in die periode bij de KA werkzaam zijn en blijft van toepassing voor de daaropvolgende cursusjaren, totdat een (ver)nieuw(d)e regeling is vastgesteld en gepubliceerd door het DB.